Tổ chức họp báo

Saigoncreative là đơn vị chuyển tổ chức họp báo cho các doanh nghiệp, công ty, ca sĩ, nhạc sĩ…trong nước và những sản phẩm từ nước ngoài vào thị trường Việt Nam. Hiện này họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ. Chúng tôi đưa ra những lời khuyên sau để bạn có thể tự trang bị trước cho buổi họp báo của đơn vị mình thành công như mong đợi.

tổ chức họp báo chuyên nghiệp

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CHÂU Á THÁI BÌNH DƯƠNG CTY BBRAUN VIET NAM TẠI THAILAND 2015

TỔ CHỨC HỌP BÁO ĐỂ LÀM GÌ?

  • Nhằm hỗ trợ chiến dịch truyền thông của công ty với cộng đồng người tiêu dùng. Mang sản phẩm của doanh nghiệp đến gần với người tiêu dùng nhất
  • Xây dựng và phát triển thương hiệu công ty một cách lớn mạnh và khẳng định giá trị thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường
  • Cải thiện và làm thay đổi nhận thức của khách hàng mục tiêu về sản phẩm của công ty hiện đang có mặt trên thị trường
  • Thông qua họp báo để cung cấp thông tin qua thị trường và mời gọi đầu tư hợp tác để mở rộng thêm thị phần và khách hàng
  • Kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông nhằm mục đích tăng cường hình ảnh và thông tin đến với người tiêu dùng một cách tốt nhất
  • Khẳng định giá trị thương hiệu và sản phẩm đối với khách hàng

tổ chức họp báo chuyên nghiệp

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CHÂU Á THÁI BÌNH DƯƠNG CTY BBRAUN VIET NAM TẠI THAILAND 2015

KHI NÀO CẦN TỔ CHỨC HỌP BÁO?

  • Khi có sự kiện quan trọng hoặc cơ hội quảng bá sản phẩm đến thị trường và người tiêu dùng
  • Khi cần truyền thông để đảm bảo thông tin chính xác và hữu ích đến với người tiêu dùng thuận lợi
  • Khi xảy ra khủng hoảng về kinh tến, sự cạnh tranh từ các thương hiệu hoặc thâm chí là nội bộ không đồng nhất
  • Khi cần công bố sản phẩm , dịch vụ mới tới khách hàng và người tiêu dùng tiềm năng
  • Khi thay đổi nhân sự ở những vị trí quan trọng để thông báo và điều chỉnh hệ thống quản lý 
  • Khi tổ chức chương trình khuyến mãi, chương trình từ thiện với quy mô lớn nhắm tăng thị phần, tăng doanh số…

HỌP BÁO CÓ TÍNH CHẤT NHƯ THẾ NÀO?

  • Hợp pháp (có giấy phép của Sở Văn hóa – Thông tin) để truyền thông vào người tiêu dùng tin tưởng vào sản phẩm của công ty
  • Nghiêm túc và tôn trọng khách hàng và buổi họp báo
  • Chia sẻ thông tin đến những người tham gia họp báo trực tiếp và gián tiếp
  • Đối thoại trung thực và cởi mở tại buổi họp bá

TỔ CHỨC HỌP BÁO CHUYÊN NGHIỆP

TỔ CHỨC HỌP BÁO CHO CÔNG TY MAERSK VIET NAM TẠI PHAN THIẾT 2015

Quản lý 1 sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Một Event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:

1.Hình thành chủ đề (theme) cho event: 
chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
2.Viết chương trình (proposal):
là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
3.Hoạch định:
đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần – Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc – Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc – Timeline.
4.Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: 
lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
5.Tổ chức event và theo dõi event: 
các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
6.Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal):
dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
7.Họp rút kinh nghiệm:
sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.

TỔ CHỨC HỌP BÁO CHUYÊN NGHIỆP

TỔ CHỨC HỌP BÁO CHO CÔNG TY MAERSK VIET NAM TẠI PHAN THIẾT 2015

HOẠCH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

1. Chủ đề cuộc họp: Chủ để chính là thông điệp của buổi họp báo mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách mời

2. Thời gian tổ chức họp báo: Thời gian họp báo phù hợp để chương trình có được sự hiệu quả nhất cả ban tổ chức và khách mời

3. Địa điểm tổ chức họp báo phù hợp: yếu tố này sẽ quyết định đến sự hiệu quả và sự thành công của sự kiện rất nhiều

4. Thành phần tham gia họp báo: Thông điệp doanh nghiệp muốn đưa đến khách hàng thì chính khách hàng phải có sự chọn lọc nghiêm túc từ doanh nghiệp điều này sẽ mang lại nhiều yếu tố về tính chất khả thi của sự kiện 

5. Các khâu chuẩn bị để tổ chức họp báo thành công và chuyên nghiệp: Lập kế hoạch tốt những triển khai được kế hoạch theo ý đồ sẽ mang lại tính hiệu quả của buổi sự kiện

– Đặt trước địa điểm họp để có có nhìn tổng quan về buổi họp – Tổ chức vệ sinh phòng họp – Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện – Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp – Chuẩn bị nước uống – Khăn phủ bàn theo màu chủ đạo – Máy chiếu, computer, màn chiếu, TV – Soạn thư mời và trình duyệt – Gửi thư mời đến người tham gia buổi họp báo – Nhắc tham gia họp trước 60 phút 

6. Kinh phí, lên dự trù chi phí cho buổi họp phù họp kể cả chi phí dự phòng: Tất cả các buổi sự kiện nào của doanh nghiệp, yếu tố về chi phí cũng được cân nhắc đầu tiên nhưng nó là là hạng mục được bạn luận sau cũng trong một buổi thảo luận hay một kế hoạch về truyền thông của doanh nghiệp. Hãy tiết kiệm chi phí để có nhiều sự kiện ý nghĩa và hiệu quả cho doanh nghiệp

Saigoncreative luôn biết cách để doanh nghiệp bạn đạt được điều mong muốn cao nhất trong một buổi hay một chuỗi sự kiện. Hãy để chúng tôi cùng doanh nghiệp bạn chắp cánh cho thương hiệu bay lên cao

tổ chức họp báo chuyên nghiệp

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CHÂU Á THÁI BÌNH DƯƠNG CTY BBRAUN VIET NAM TẠI THAILAND 2015

tổ chức họp báo chuyên nghiệp

Saigoncreative.vn