Tổ chức khai trương

Tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp được xem là một trong những cơ hội vô cùng quý báu để tiếp cận tới khách hàng và cũng có tầm quan trọng trong chiến dịch marketing của công ty. Theo nhiều người nghĩ đơn giản : một sự kiện được tổ chức thật hoành tráng với kinh phí khủng hay có  dàn người mẫu với thân hình nóng bỏng … sẽ tạo ra được thành công cho buổi sự kiện ra mắt sản phẩm, khai trương …

tổ chức khai trương trung tâm huấn luyện thang máy Shindler viet nam

Đó thực sự là bề nổi mà phần đông người nhìn thấy. Đối với những người làm trong mảng tổ chức sự kiện nói riêng hay người làm marketing nói chung, việc lên kế hoạch cho từng bước thật tỉ mỉ là việc làm tiên quyết tới sự thành công của sự kiện đó.

Vậy kế hoạch từng bước cho người làm tổ chức sự kiện cần những gì và từng bước phải thực hiện như thế nào đều có một qui trình cụ thể để tránh những sai sót diễn ra ảnh hưởng tới sự kiện đó.

Đầu tiên nên xác định mục đích của sự kiện bằng cách đặt ra những câu hỏi sẽ giúp dẫn dắt sự kiện đi đúng hướng. Đối với tổ chức khai trương, tổ chức hội nghị khách hàng cần xác định đối tượng hướng tới, những người quan tâm, có nhu cầu tham gia hoặc tiềm năng sẽ sử dụng ? Để kỷ niệm một cá nhân cụ thể hoặc một tổ chức, công ty ? … Khi biết chính xác những gì muốn làm, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi thực hiện.

tổ chức khai trương trung tâm huấn luyện thang máy Shindler viet nam

Việc tiếp theo là đặt mục tiêu. Doanh nghiệp mong muốn đạt được điều gì qua sự kiện đó ? Trong quá trình tiếp xúc có thể chọn lọc thêm những đối tượng khách hàng mới, nhu cầu mới nhưng vẫn nằm trong phạm vi dịch vụ công ty có khả năng cung cấp. Có thể phát triển thêm dịch vụ hoặc nâng cấp sản phẩm để đáp ứng một nhóm tiêu dùng với lợi nhuận cao hơn. Hoặc cũng có thể có thêm ý tưởng mới cho kế hoạch kinh doanh của quý công ty.Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng của sự kiện và tập trung vào chúng không chỉ giúp người xây dựng kế hoạch có một sự kiện thành công mà còn giúp doanh nghiệp định hướng tốt hơn trên con đường phát triển thương hiệu. Có lẽ một mục tiêu là tài chính, một là cộng đồng, và là một nhóm người.

Để tổ chức sự kiện thực tế cần những người với các kỹ năng chuyên môn khác nhau là một điều cần thiết. Có thể giúp đỡ tất cả mọi thứ từ việc chuẩn bị lịch trình và ngân sách, mời khách hàng và thiết kế poster tờ rơi quảng cáo, người để chào đón khách tới tham dự … Nói cách khác, đó là những người có đủ khả năng làm việc trong mọi tình huống phát sinh trong khi sự kiện diễn ra. Những người tin tưởng và có trách nhiệm với công việc.

Chi phí là phần không thể thiếu khi cân nhắc.Tất cả các chi phí, thu nhập, nhà tài trợ, và các chi phí nhân lực. Nên tìm cách để giữ cho chi phí thấp như xem xét địa điểm rẻ hơn ?

tổ chức khai trương trung tâm huấn luyện thang máy Shindler viet nam

Saigoncreative với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, với vốn hiểu biết về lĩnh vực sự kiện, chúng tôi sẽ đem lại cho quý khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất với kế hoạch tài chính tối ưu nhất.

Để đem lại sự thành công cho một chương trình khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm, đơn vị tổ chức cũng như chủ chương trình cần tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện như sau:

Tạo chủ đề (theme): Chủ đề của chương trình sẽ chịu sự ràng buộc của nhiều yếu tố như văn hóa của vùng miền, địa điểm tổ chức, nguồn nhân lực tổ chức sự kiện, trang trí thiết kế, âm thanh ánh sáng, các thức phục vụ, dịch vụ đi kèm.

Timeline chương trình: Ghi lại các mốc thời gian của chương trình trên giấy tờ, sau đó tham khảo ý kiến của khách hàng, chờ phản hồi và lên báo giá cụ thể chương trình. Trong tất cả các bước của quy trình tổ chức sự kiện, đây là phần quan trọng nhất vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng chốt đơn hàng của bạn, do đó hãy tạo sự khác biệt để khách hàng tin tưởng hơn về công ty, doanh nghiệp của bạn.

Hoạch định: Đây là công việc mà người hoạch định, đứng đầu đơn vị tổ chức sẽ làm. Nó bao gồm các bước chuẩn bị, các công việc cần làm và phân công công việc. Bước này đảm bảo chương trình của bạn không gặp sai sót.

Thực hiện đúng kế hoạch đi kèm giám sát: Các bộ phận sẽ thực hiện theo các phần đã chuẩn bị trong bước hoạch định, trưởng bộ phận sẽ điều phối và giám sát công việc, khi xảy ra lỗi phải có phương án xử lý kịp thời.

Kết thúc sự kiện: Kiểm kê đồ đạc, vận chuyển về kho bãi, dẹp dẹp hiện trường, xin ý kiến khách hàng và thanh toán hợp đồng.

Họp bàn rút kinh nghiệm: Sau mỗi chương trình, đơn vị tổ chức phải tiến hành ngồi lại với nhau, vạch ra những điểm yếu còn sai sót để có thể khắc phục cho các chương trình sau.

Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm sự kiện ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.

Tổ chức lễ bàn giao căn hộ của cty Cotec Asia

KHI NÀO NÊN TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG ?

Khai trương là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt, bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương.Nên tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, bạn có thể dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hay để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, bạn có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho những người đến dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật.

Tổ chức lễ bàn giao căn hộ của cty Cotec Asia